# CTC Smart Tech — DocAgent & Back-office Copilot

Cập nhật 09.2026
Case study thiết kế từ demo DocAgent: tiếp nhận, trích xuất, đối soát chứng từ, xử lý ngoại lệ và phê duyệt có truy vết.

DocAgent có giao diện demo hiện có; workspace/app theo vai trò và trợ lý mới là prototype đề xuất.

## Luồng nghiệp vụ
- **Tiếp nhận**: Gắn tài liệu vào mã hồ sơ, ghi nhận nguồn và phiên bản.
- **Trích xuất**: Chuẩn hóa trường dữ liệu, giữ liên kết về tài liệu gốc.
- **Đối soát**: Kiểm tra chéo và đưa sai lệch vào hàng đợi.
- **Xác minh**: Người phụ trách kiểm tra căn cứ, bổ sung hoặc giải trình.
- **Phê duyệt**: Quản lý duyệt trong phạm vi; dữ liệu mới đủ điều kiện cho bước tiếp theo.

## DocAgent: trung tâm điều hành
Chụp từ demo DocAgent hiện có. Dữ liệu hồ sơ và đối tác đã ẩn; giữ cấu trúc và nhãn giao diện.
![Demo hiện có · đã ẩn dữ liệu](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/source-dash.webp)

## DocAgent: Back-office Copilot
Chụp từ demo DocAgent hiện có. Dữ liệu hồ sơ và đối tác đã ẩn; giữ cấu trúc và nhãn giao diện.
![Demo hiện có · đã ẩn dữ liệu](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/source-copilot.webp)

## DocAgent: truy vết & phân quyền
Chụp từ demo DocAgent hiện có. Dữ liệu hồ sơ và đối tác đã ẩn; giữ cấu trúc và nhãn giao diện.
![Demo hiện có · đã ẩn dữ liệu](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/source-audit.webp)

## Không gian nghiệp vụ Document Operations
Dashboard prototype với hồ sơ giả lập; trạng thái và quy trình theo thiết kế giải pháp.
![Prototype đề xuất](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/vi/workspace.webp)

## Trợ lý Document Operations
Có gì chưa khớp trong bộ chứng từ? Kịch bản mô phỏng có nguồn; chưa gọi LLM.
![Prototype đề xuất](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/vi/assistant.webp)

## App Chuyên viên chứng từ
Mọi hồ sơ có nguồn rõ ràng.
- Xác nhận tài liệu đầu vào thuộc đúng hồ sơ.
- Đánh dấu đã kiểm tra phiên bản và khả năng đọc.
- Chuyển sai lệch tới người kiểm tra.

Module: Hồ sơ → Bộ chứng từ → Ngoại lệ
Quyền: Chỉ hồ sơ được phân công; không tự chốt sai lệch hoặc truyền tờ khai.
![App](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/vi/operator.webp)
![App](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/vi/operator-detail.webp)
Trải nghiệm: https://solutions.smarttechctc.io/vi/demo/solutions/ai-automation/operator/

## App Người kiểm tra
Giải trình từng điểm chưa khớp.
- Đọc trường dữ liệu và chứng từ nguồn.
- Ghi nhận căn cứ cho sai lệch số lượng.
- Gửi kết quả kiểm tra để quản lý xem xét.

Module: Ma trận đối soát → Ngoại lệ → Kết quả kiểm tra
Quyền: Ghi nhận kiểm tra có căn cứ; không tự gửi dữ liệu chính thức.
![App](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/vi/reviewer.webp)
![App](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/vi/reviewer-detail.webp)
Trải nghiệm: https://solutions.smarttechctc.io/vi/demo/solutions/ai-automation/reviewer/

## App Quản lý vận hành
Quyết định từ căn cứ đầy đủ.
- Xem hồ sơ và kết quả kiểm tra trước khi duyệt.
- Phê duyệt hoặc trả về yêu cầu bổ sung.
- Theo dõi lịch sử và trách nhiệm xử lý.

Module: Hàng đợi duyệt → Quyền agent → Nhật ký
Quyền: Duyệt trong phạm vi được giao. Ký/gửi chính thức là bước riêng.
![App](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/vi/manager.webp)
![App](https://solutions.smarttechctc.io/solutions/ai-automation/screens/vi/manager-detail.webp)
Trải nghiệm: https://solutions.smarttechctc.io/vi/demo/solutions/ai-automation/manager/

## Trợ lý có nguồn
INV-DEMO có 120 đơn vị, PACK-DEMO có 118: chênh 2 đơn vị. Cần đối chiếu phiên bản và giải trình trước duyệt. Trợ lý không tự chọn số đúng hoặc gửi dữ liệu chính thức.
- INV-DEMO v1: Số lượng minh họa: 120 đơn vị; chưa phải hóa đơn thực.
- PACK-DEMO v1: Số lượng minh họa: 118 đơn vị; cần người phụ trách đối chiếu.
- RULE-DEMO-01: Sai lệch số lượng phải có giải trình trước khi phê duyệt.

## Lộ trình pilot
- Chọn một loại chứng từ, bộ đáp án và baseline.
- Cấu hình trích xuất, quy tắc và luồng ngoại lệ.
- Chạy đối chiếu cùng chuyên viên; kiểm tra quyền và dấu vết.
- Nghiệm thu trên hồ sơ mới rồi mở rộng tích hợp.

## Nghiệm thu
- Sai lệch số lượng bị chặn trước phê duyệt.
- Mọi trường dữ liệu có nguồn hoặc được đánh dấu chưa xác minh.
- Không tự gửi dữ liệu ra ngoài; hành động có người và lý do.
- Quyền theo hồ sơ, phiên bản và lỗi gửi lặp được kiểm thử.

## Ranh giới & điều kiện production
Không ký số, không truyền tờ khai, không tự sửa hệ thống nghiệp vụ ngoài.
Prototype lưu dữ liệu trong cùng trình duyệt, chưa có backend, xác thực đa người dùng, đồng bộ liên thiết bị hoặc LLM thật. Triển khai API, quyền tại backend, audit và tích hợp cần được nghiệm thu riêng.
Nguồn: Demo DocAgent nội bộ của CTC Smart Tech
Case study: https://solutions.smarttechctc.io/vi/case-study/docagent-automation/

## Bài toán
- Chứng từ đến từ nhiều kênh, định dạng và mẫu biểu khác nhau.
- Đối soát thủ công dễ bỏ sót chênh lệch giữa hóa đơn, vận đơn và danh sách đóng gói.
- Tri thức quy trình nằm rải rác; xử lý ngoại lệ phụ thuộc người có kinh nghiệm.

## Dữ liệu đầu vào
- Bộ chứng từ mẫu đã được phép sử dụng và kết quả đối soát chuẩn.
- Danh mục hàng hóa, nhà cung cấp, hợp đồng và quy tắc kiểm tra.
- API hoặc cơ chế trao đổi dữ liệu với ERP/WMS/TMS; ma trận quyền.

## Bàn giao
- Từ điển dữ liệu, sơ đồ luồng và bộ quy tắc đối soát được thống nhất.
- Demo trên chứng từ mẫu, màn hình ngoại lệ và lịch sử phê duyệt.
- Bộ kiểm thử, tài liệu tích hợp, hướng dẫn vận hành và bàn giao.
- Case study có screenshot, workspace và app mẫu theo ba vai trò; ma trận module/quyền và luồng chuyển giao.

## Quản trị
- Gợi ý mã HS và dữ liệu khai báo là đầu vào hỗ trợ; chuyên viên kiểm tra trước khi sử dụng.
- Demo không chứng minh đã kết nối hệ thống nghiệp vụ thật; kiểm tra API và quyền truy cập trong khảo sát.
- Tài liệu chứa chỉ dẫn lạ không được thay đổi quyền của agent; giới hạn hành động theo tài khoản.